Ordner importieren
Beim Umstieg liegt das halbe Büro in Ordnern auf dem Server, und jede Datei einzeln hochladen und zuordnen dauert ewig. Beim Import ziehst du den ganzen Ordner auf einmal hinein, und die KI liest an den Ordnernamen ab, welche Liegenschaft oder Einheit gemeint ist.
Jede Datei hängt danach dort, wo ihr Ordner hingehört, ohne dass du sie einzeln anfasst.
Import öffnen
Unter „Dokumente“ klickst du oben rechts auf „Neu“ und dann auf „Import“. Bei „Importmethode wählen“ nimmst du „Manueller Upload“.
Danach legst du fest, wo die Dateien nach dem Import liegen.
„Alles als abgelegt markieren“ legt jede Datei fertig ab. Mit der zweiten Option bestätigst du nur Dateien ohne Zuordnung selbst im „Eingang“, mit der dritten alle.
Ordner ablegen
Mit „Weiter“ ziehst du den Ordner auf die Fläche oder wählst ihn über „Ordner auswählen“. Was du nicht brauchst, etwa ein altes Archiv, wählst du einfach ab.
Leere Dateien, Systemdateien und Dateien über 1 GB lässt der Import von selbst weg.
Zuordnen
Klickst du auf „Zuordnen“, gibt die KI jedem Ordner eine Art, also Liegenschaft, Gebäude, Einheit, Vertrag, Kontakt oder Schlagwort.
Passt eine Art nicht, klickst du darauf und wählst eine andere. Ordner wie „Verwaltung“ bleiben bei „Keine Zuordnung“, und ihre Dateien behalten die Zuordnung der Ordner darüber.
Prüfen
Mit „Abgleichen“ sucht die KI zu jedem Ordner den passenden Datensatz in den Stammdaten. Aus „WEG Kurfürstenstraße 88“ wird so die Liegenschaft, aus „WE 03 1. OG links“ die Einheit.
Stimmt ein Treffer nicht, klickst du auf den Datensatz und wählst einen anderen. Über „Art ändern“ machst du zum Beispiel aus einer Einheit einen Vertrag.
Ein Ordner ohne Treffer wird trotzdem importiert, nur ohne eigene Verknüpfung.
Import starten
Mit „Import starten“ lädt hausverwalter.ai die Dateien hoch, und der Dokumenten-Agent liest jede einzelne. Lass den Tab dabei offen. Bricht der Upload ab, machst du mit „Import fortsetzen“ weiter.
Ein Schlagwort auf einem Ordner gilt für alle Dateien darin und in allen Unterordnern. Du setzt es mit „Schlagwort“ in der Zeile des Ordners.
Dateien, die schon in deinen Dokumenten liegen, legt der Import nicht doppelt an.