CSV-Import

Arbeitet ihr mit Immoware24, PowerHaus, homevoice, ALCO oder CAPITOL, holst du die Stammdaten per CSV-Datei herüber. Das klingt nach Bastelei, ist aber in ein, zwei Minuten pro Woche erledigt.

Du lädst die Listen in deinem Programm herunter und hier wieder hoch, mehr ist es nicht. Das Format kennt hausverwalter.ai schon, du musst keine Spalte anfassen.

Welche Dateien

In der Regel sind es zwei oder drei Listen, je nach Programm:

• Immoware24: „Kontakte.csv“ und „Objektliste.csv“.
• PowerHaus: „ph_Objekte“ und „ph_MieterEigentuemer“, dazu am besten „ph_Adressen“.
• ALCO: Objekte, Einheiten, Mandanten, Lieferanten und Verträge, gern als eine Excel-Datei mit mehreren Blättern.
• CAPITOL: „Einheit_Liste“ und „Zuordnungen_Liste“, dazu wahlweise „Objekte_Liste“ und „Person_Liste“.
• homevoice: die „Kontaktliste.csv“, einmal pro Liegenschaft.

Daraus entstehen Liegenschaften, Einheiten, Kontakte und die Verträge der Mieter und Eigentümer. Aus ALCO und CAPITOL kommen auch die Bankkonten mit.

Hochladen

Unter „Einstellungen“ › „Stammdaten-Sync“ ziehst du die Dateien in das Feld „Dateien“. Wie sie heißen, ist egal, hausverwalter.ai erkennt sie an ihren Spalten.

Die „Vorschau“ zeigt, wie viele Kontakte, Liegenschaften, Einheiten und Verträge drinstecken. Passt alles, klickst du auf „Import starten“, und unter „Frühere Importe“ siehst du, was neu ist und was sich geändert hat.

Den letzten Import kannst du dort mit „Rückgängig“ zurücknehmen.

Jede Woche neu

Du lädst jede Woche einfach dieselben Listen wieder hoch. Doppelte Einträge entstehen dabei nicht, denn Bekanntes wird aktualisiert, und Neues kommt dazu.

Lad dabei immer die ganzen Listen hoch, nicht nur die Änderungen. Herausfiltern musst du nichts, denn hausverwalter.ai erkennt selbst, was neu ist, was sich geändert hat und was gleich geblieben ist. Fehlt in einer Teil-Liste etwa der Eigentümer einer Wohnung, kann der Import ihn nicht zuordnen.

Zieht ein Mieter aus oder steht eine Wohnung leer, steht das in der neuen Liste, und der Vertrag endet auch hier.

Bei homevoice geht das so noch nicht. Die Kontaktliste lädst du dort nur einmal zum Start hoch, sonst entstehen Einträge doppelt.

Was du hier nicht änderst

Liegenschaften, Einheiten und Verträge änderst du in deinem Programm, und mit dem nächsten Upload sind sie auch hier aktuell. Änderst du hier ein Feld, das in der Liste steht, überschreibt es der nächste Import wieder.

Kontakte für Dienstleister und Handwerker legst du dagegen ganz normal hier an.

Automatisch per SFTP

Mit Immoware24 und einigen anderen Programmen lässt sich der Upload auch automatisieren, etwa über SFTP. Die meisten Verwaltungen laden lieber selbst hoch, denn das kostet nichts und hat dieselbe Wirkung.

Wollt ihr es trotzdem automatisch, richtet hausverwalter.ai das mit euch ein.