Pflicht zur Zeiterfassung

Arbeitgeber in Deutschland müssen die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter erfassen, und zwar Beginn und Ende jedes Arbeitstags. Das gilt für jede Hausverwaltung, unabhängig von ihrer Größe.

Wie es zur Pflicht kam

Der Europäische Gerichtshof hat am 14. Mai 2019 entschieden, dass die Mitgliedstaaten Arbeitgeber zu einem objektiven, verlässlichen und zugänglichen System zur Messung der täglichen Arbeitszeit verpflichten müssen (C-55/18).

Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 entschieden, dass diese Pflicht in Deutschland schon gilt (1 ABR 22/21). Sie folgt aus dem Arbeitsschutzgesetz (§ 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG). Der Arbeitgeber muss danach Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit samt Überstunden erfassen.

Eine bestimmte Form schreibt das Urteil nicht vor. Der Arbeitgeber darf das Erfassen an die Mitarbeiter übertragen, bleibt aber dafür verantwortlich, dass es geschieht.

Was das Arbeitszeitgesetz zusätzlich verlangt

Das Arbeitszeitgesetz verlangt seit Langem, Arbeitszeit über 8 Stunden am Werktag aufzuzeichnen und die Nachweise mindestens 2 Jahre aufzubewahren (§ 16 Abs. 2 ArbZG). Die Aufsichtsbehörde darf diese Unterlagen verlangen (§ 17 Abs. 4 ArbZG).

Wie hausverwalter.ai die Pflicht erfüllt

Objektiv: Die Uhrzeit beim Stempeln kommt vom Server, nicht vom Rechner des Mitarbeiters. Auch Klicks ohne Internet zählen mit ihrer echten Uhrzeit, die der Server auf Plausibilität prüft.

Verlässlich: Einträge lassen sich nur mit Begründung korrigieren oder stornieren, nie löschen. Über ältere Änderungen entscheidet eine zweite Person, und Monate werden festgeschrieben, siehe Nachvollziehbarkeit.

Zugänglich: Jeder sieht seine eigenen Zeiten, sein Konto und den Verlauf jedes Eintrags. Den Stundenzettel lädt er selbst herunter.

Dazu kommen die gesetzlichen Nachweise. Der Stundenzettel hat eine eigene Spalte für die Mehrarbeit über 8 Stunden nach § 16 Abs. 2 ArbZG. Der Prüfungsexport liefert alles für die Aufsichtsbehörde, siehe Stundenzettel und Prüfungsexport.

Der Arbeitgeber darf ergänzen

Weil die Pflicht beim Arbeitgeber liegt, darf die Personalverwaltung fehlende Zeiten selbst nachtragen. Solche Einträge brauchen immer eine Begründung und stehen im Verlauf als „Stellvertretend erfasst“, siehe Zeiten nachtragen.

Vertrauensarbeitszeit

Auch wer seine Zeit frei einteilt, muss erfasst werden. Vertrauensarbeitszeit heißt nur, dass niemand vorgibt, wann gearbeitet wird, nicht, dass nichts aufgezeichnet wird.

Wer ausgenommen ist

Das Arbeitszeitgesetz gilt nicht für leitende Angestellte und einige andere Gruppen (§ 18 ArbZG). Für sie gibt es in hausverwalter.ai die Einstellung „Befreit“, siehe Mitarbeiter einrichten.

Ob jemand wirklich leitender Angestellter ist, hängt vom Arbeitsvertrag und den tatsächlichen Befugnissen ab. Die Geschäftsführung einer GmbH ist meist kein Arbeitnehmer und deshalb ebenfalls ausgenommen.