Postfach einstellen

Das Ziel eines Postfachs

Ein Klick auf ein Postfach in der Liste öffnet seine Einstellungen. Oben neben der Adresse steht der Postfach-Inhaber, darunter liegen die Reiter „Routing“, „Importe“, „Zugriff“ und „Verbindung“.

Ändern darf sie jeder, der Zugriff auf das Postfach hat.

Ziel

Im Reiter „Routing“ legst du unter „Ziel“ fest, wohin neue Mails laufen:

„Routingziel“: ein festes Inbox-Thema, „KI-Postverteilung“ oder „— kein Routing —“. Ohne Routing übernimmt hausverwalter.ai keine Mails.
„Zuständig für den KI-Postverteiler“: wer die Vorschläge des KI-Postverteilers bekommt, wenn sonst niemand zuständig ist.
„Zugeordneter Mitarbeiter“: wer die Mails bekommt, wenn das Thema niemanden bestimmt.
„Archivordner“: wohin übernommene Mails im Postfach wandern.

Läuft das Postfach in ein festes Thema, kannst du dort den Schalter „KI-Postverteiler“ einschalten. Dann prüft die KI neue Mails trotzdem vorab und darf sie in die Themen unter „Darf verschieben nach“ verschieben.

Weitere Regeln

Unter dem Ziel fügst du mit „+“ bei Bedarf weitere Regeln hinzu:

„Verzögerung hinzufügen“: hausverwalter.ai wartet 5 bis 60 Minuten, bevor es eine Mail übernimmt. Verschiebst du sie in der Zeit im Mailprogramm, bleibt sie dort, außer du hakst „Trotzdem erfassen, wenn verschoben“ an.
„Empfänger-Ausschluss hinzufügen“: Mails an bestimmte Adressen übernimmt hausverwalter.ai nicht.
„Antwortverlauf mitschicken“: Unter jeder Antwort steht die letzte Mail als Zitat. Von Haus aus ist das aus.
„Spamerkennung ausschalten“ und „Benachrichtigungserkennung ausschalten“: Mails aus diesem Postfach gelten dann nie als Spam oder Benachrichtigung.

Unten übernimmst du die Änderungen mit „Speichern“.

Postfach-Inhaber

Oben neben der Adresse wählst du, wem das Postfach gehört. „Allgemeines Postfach“ heißt, es gehört dem Team.

Gehört das Postfach einer Person, bekommt sie neue Mails automatisch. Importe für dieses Postfach starten nur sie und wer das Recht „Kanäle einrichten“ hat.

Zugriff

Im Reiter „Zugriff“ legst du fest, wer das Postfach sieht und daraus schreibt: die ganze Organisation, bestimmte Rollen oder ausgewählte Mitarbeiter.

Wer das Recht „Alle Postfächer, WhatsApp und Anrufe sehen“ hat, sieht jedes Postfach. Schreiben kann er trotzdem nur aus Postfächern, für die er freigegeben ist.