Telefon, Ko-Pilot und Kalender

Die Zeiterfassung steht nicht für sich allein. Ob du eingestempelt bist oder Urlaub hast, merken auch Telefon, Inbox und Kalender, und der Ko-Pilot kann für dich stempeln.

Das Telefon klingelt nur bei der Arbeit

Bist du eingestempelt und nicht in der Pause, klingelt dein Telefon in hausverwalter.ai wie gewohnt. Ausgestempelt, in der Pause, an einem Feiertag oder bei einer Abwesenheit wirst du übersprungen.

Stempelst du an einem Feiertag ein, etwa im Notdienst, klingelt es wieder. Wer eingestempelt ist, arbeitet.

Für befreite Personen wie die Geschäftsführung gilt etwas anderes. Sie stempeln nicht und werden nur an Feiertagen und an ganzen Abwesenheitstagen übersprungen.

Ist die Zeiterfassung nicht eingerichtet oder liegt ihr Start noch in der Zukunft, klingelt das Telefon wie ohne Zeiterfassung. Wie Anrufe verteilt werden, steht unter Telefonie.

Vertretung im Urlaub

Trägst du im Urlaubsantrag eine Vertretung ein, legt hausverwalter.ai mit der Genehmigung eine Vertretung für dieselben Tage an. Deine Anrufe und Konversationen gehen dann an sie, siehe Vertretung.

Wird der Urlaub zurückgezogen oder zurückgenommen, endet auch die Vertretung.

Benachrichtigungen in der Inbox

Was die Zeiterfassung dir mitteilen will, landet in der Inbox unter Benachrichtigungen:

• Neuer Abwesenheitsantrag: bei allen, die darüber entscheiden.
• Dein Abwesenheitsantrag wurde entschieden: bei dir.
• Neue Zeitkorrektur und ihre Entscheidung: bei Entscheidern und bei dir.
• Zeiterfassung automatisch beendet: bei dir, wenn du das Ausstempeln vergessen hast.
• Überfällige AU-Bescheinigung.

Ein Klick öffnet die Details mit einem Weg zum passenden Bereich, siehe Interne Benachrichtigungen.

Abwesenheiten im Kalender

Genehmigte Abwesenheiten erscheinen im Kalender als eigener Kalender „Abwesenheiten“. So planst du Termine, ohne nachzufragen, wer im Urlaub ist, siehe Urlaubsplanung im Team.

Mit dem Ko-Pilot

Der Ko-Pilot kennt die Zeiterfassung und handelt dabei als du, mit genau deinen Rechten. Du kannst ihm zum Beispiel sagen:

• „Stempel mich ein“ oder „Ich mache jetzt Pause“.
• „Beantrag Urlaub vom 23. bis 27. November.“
• „Wie viele Überstunden habe ich?“
• „Wer aus meinem Team ist nächste Woche nicht da?“

Beim Urlaubsantrag prüft der Ko-Pilot vorher dieselbe Vorschau wie der Dialog. Geht etwas nicht, etwa weil du befreit bist oder kein Arbeitszeitmodell hast, sagt er dir, warum und wer es beheben kann.

AU-Bescheinigungen und Personalakten sieht der Ko-Pilot nie, und bei fremden Abwesenheiten bekommt er nur, was du auch sehen darfst. Entscheidungen über Anträge triffst du selbst unter „Prüfen“. Mehr unter Was der Ko-Pilot kann.

Wenn das Modul aus ist

Schaltet die Verwaltung die Zeiterfassung aus, verschwinden Stempeluhr, Menüpunkt und die Werkzeuge des Ko-Pilot. Laufende Stempeluhren werden dabei beendet, alle Daten bleiben erhalten.