Indexierung

Ein Dokument ist indexiert, wenn ein Mensch geprüft hat, dass Titel, Datum, Tag und Zuordnungen stimmen.

Erst dann findest du es zuverlässig wieder. Ein Mietvertrag für die WE 03 in der Hafenstraße 22 hängt dann genau dort und nicht irgendwo.

Jedes neue Dokument startet als „Unindexiert“, in der Liste erkennst du das am orangen Hinweis.

Alle unindexierten Dokumente sammeln sich unter „Eingang“ › „Unindexierte Dokumente“. Das ist deine Arbeitsliste.

Unindexierte Dokumente im Eingang

Öffne das Dokument: Links siehst du die Datei, rechts alles, was schon zugeordnet ist.

Meist hat der Dokumenten-Agent schon vorgearbeitet, und was die KI gesetzt hat, trägt ein kleines Dreieck.

Ein Dokument mit Werten von der KI

Stimmt etwas nicht, änderst du es einfach. Passt alles, klickst du auf „Als indexiert markieren“ oder drückst die Taste E.

Pflichtfelder gibt es keine, du entscheidest, was zu diesem Dokument gehört. Danach kannst du direkt das nächste Dokument laden.

Hast du dich vertan, wählst du im Dokument unter „Aktionen“ den Punkt „Als unindexiert markieren“, und es landet wieder in der Arbeitsliste.

Für viele Dokumente auf einmal nimmst du die Massenaktionen mit „Indexierungsstatus“.

Manche Dokumente überspringen die Prüfung:

Rechnungen, weil sie über den Rechnungseingang laufen, siehe Rechnungen und Dokumente
Dokumente aus Importen, zum Beispiel aus DocuWare oder Casavi

Alle zwei Wochen am Sonntag erinnert dich hausverwalter.ai an Dokumente, die du hochgeladen hast und die noch unindexiert sind.