E-POST-Prüfung

Die Deutsche Post druckt nur Briefe, die in ihre Schablone passen. Damit kein Brief erst im Druckzentrum abgelehnt wird, schickt hausverwalter.ai vorher einen Probebrief an E-POST, der nicht gedruckt wird und nichts kostet.

Wann geprüft wird

hausverwalter.ai prüft zweimal:

• Briefkopf: beim Hochladen, sobald E-POST verbunden ist.
• Serienbrief: im Schritt „Prüfung“, wenn „Brief“ einer der Versandwege ist.

Die Prüfung dauert meist 30 Sekunden bis 2 Minuten. Bis sie bestanden ist, lässt sich ein Brief per Post nicht versenden.

Änderst du danach Text, Briefkopf oder Druck, prüft hausverwalter.ai noch einmal.

Die Zonen der Post

Die erste Seite hat drei feste Zonen, die du beim Briefkopf siehst:

• Absenderzeile: Hier druckt hausverwalter.ai deine Absenderadresse in kleiner Schrift.
• Sperrbereich: Hier druckt die Post die Frankierung. Logo oder Text in diesem Bereich führen zur Ablehnung.
• Empfängeradresse: Die setzt hausverwalter.ai für jeden Empfänger ein.

Häufige Hinweise

Besteht ein Brief die Prüfung nicht, steht unter „E-POST-Konformität“, was nicht passt und was du tun kannst. Die häufigsten Hinweise:

• „Inhalt im DVF-Sperrbereich“: Logo oder Text des Briefkopfs liegen im Feld für die Frankierung. Verschieb sie in deinem Briefpapier und lade die PDF neu hoch.
• „Absenderzeile fehlt“: Im Briefkopf fehlt die Absenderadresse. Trag sie unter „Briefkopf bearbeiten“ ein.
• „PDF nicht im A4-Format“: nur eine Warnung. Geht der Brief trotzdem durch, musst du nichts tun, sonst exportierst du den Briefkopf neu als A4.
• „E-POST-Zugangsdaten fehlen“: E-POST ist nicht verbunden, siehe E-POST verbinden.

Mit „Erneut prüfen“ startest du die Prüfung nach einer Änderung neu.

Briefkopf vorab prüfen

Im Menü „⋯“ eines Briefkopfs startest du die Prüfung mit „Für Postversand prüfen“ auch selbst. In der Liste steht dann „E-POST OK“ oder die Zahl der Probleme.