Benachrichtigungen bei Einsendungen

Bei einer Schadensmeldung soll die Technik sofort Bescheid wissen und nicht erst beim nächsten Blick in die Inbox. Und wer das Formular ausgefüllt hat, möchte wissen, dass es angekommen ist.

Dafür gibt es pro Formular drei Benachrichtigungen, jede mit eigenem Schalter.

Einstellen

Öffne das Formular im Baukasten und geh in den Reiter „Einstellungen“. Unter „Benachrichtigungen“ schaltest du ein, was du brauchst.

Jede Änderung gilt ab der nächsten Einsendung.

Benachrichtigung an Mitarbeiter

Unter „Mitarbeiter hinzufügen“ wählst du Kolleginnen und Kollegen aus deinem Team aus. Sie kommen bei jeder neuen Einsendung als Follower in die Konversation.

So bekommen sie in der App eine Benachrichtigung und erfahren danach auch von neuen Nachrichten und Statuswechseln, siehe Follower.

Das funktioniert nur zusammen mit der automatischen Konversation.

Benachrichtigung per E-Mail

Hier trägst du feste E-Mail-Adressen ein, etwa die Adresse eurer Technik oder eines Hausmeisterdienstes.

Jede Adresse steht danach als eigener Chip im Feld, und mit dem Kreuz nimmst du sie wieder heraus.

Bei jeder Einsendung geht eine Mail mit dem Betreff „Neue Einsendung“ und dem Formularnamen raus, das PDF hängt an.

Autoresponder an ausfüllende Person

Der Autoresponder bestätigt den Eingang mit einer Mail, Betreff „Eingang bestätigt“ und Formularname, samt PDF.

Die Mail geht an die Adresse aus dem ersten E-Mail-Feld des Formulars.

Ohne E-Mail-Feld gibt es keinen Autoresponder. Nur im Portal nimmt hausverwalter.ai dann die Adresse, mit der sich der Kunde anmeldet.

Beide Mails kommen vom Absender hausverwalter.ai und nicht aus deinem eigenen Postfach.