Automatische Konversation
Eine Schadensmeldung soll nicht in einem Postfach versauern, sondern gleich bei dem landen, der sich darum kümmert. Deshalb legt jede Einsendung ab Werk eine Konversation in der Inbox an.
Wohin sie geht, stellst du pro Formular ein.
Ziel wählen
Öffne das Formular im Baukasten und geh in den Reiter „Einstellungen“. Unter „Automatische Konversation“ steht groß das aktuelle „Ziel“.
Unter „Ziel auswählen“ wählst du ein Inbox-Thema oder ein Aufgaben-Board, zum Beispiel „Schäden & Bestellungen“. Persönliche Boards und Workflow-Boards stehen dort nicht zur Auswahl.
Ab Werk steht dort „Postverteiler“, und der KI-Postverteiler wählt für jede Einsendung das passende Inbox-Thema.
Ist er noch nicht eingerichtet, landen Einsendungen im Thema „Allgemein“.
Wie die Konversation aussieht
Die Konversation heißt wie das Formular, ergänzt um Kontakt, Liegenschaft oder Datum, etwa „Schadensmeldung – 12.10.2026“.
Oben steht „Aus Formular“, und ein Klick darauf öffnet die Einsendung.
Die Antworten stehen als erste Nachricht darin. Hat dein Team das Formular ausgefüllt, ist es eine interne Notiz, sonst eine eingehende Nachricht.
Fotos und Dateien aus dem Formular hängen an dieser Nachricht.
Wer zuständig wird
Steht im Formular ein Feld „Mitarbeiter“, wird die ausgewählte Person zuständig. Sonst ist es, wer das Formular im Team ausgefüllt hat.
Bei Einsendungen über den Link oder das Portal gelten die Zuständigkeiten des Ziels.
Wer unter „Benachrichtigung an Mitarbeiter“ steht, kommt als Follower dazu, siehe Benachrichtigungen bei Einsendungen.
PDF der Konversation
Ab Werk hängt das PDF an der Konversation und liegt in „Dokumente“. Über „PDF der Konversation“ klappst du den Schalter „PDF der Konversation hinzufügen“ auf.
Schaltest du ihn aus, entsteht das PDF trotzdem, bleibt aber nur an der Einsendung.
Ohne Konversation
Für reine Protokolle wie die Objektbegehung brauchst du oft keine Konversation. Dann schaltest du „Bei der Absenden Konversation anlegen“ aus.
Die Einsendung steht trotzdem mit PDF unter Einsendungen.
Benachrichtigungen an Mitarbeiter gibt es dann keine, denn sie hängen an der Konversation.