Rufnummern einstellen

Unter „Einstellungen“ › „Rufnummern“ stehen alle Nummern eures Telefonanbieters. Ein Klick öffnet eine Nummer mit den Reitern „Allgemein“, „Eingehende Anrufe“, „Wenn niemand rangeht“ und „Zugriff“.

Ändern darf eine Nummer jeder, der Zugriff auf sie hat.

Allgemein

Mit „Für Anrufe aktiviert“ schaltest du die Nummer an oder aus. Unter „Bezeichnung“ gibst du ihr einen Namen wie „Zentrale“ oder „Notdienst“, und du legst fest, wie lange sie pro Versuch klingelt.

Eingehende Anrufe

Mit „Klingellogik“ klingelt es direkt bei den Mitarbeitern, die du auswählst. Unter „Wie klingeln“ wählst du:

• „Alle gleichzeitig“: Es klingelt bei allen auf einmal.
• „Der Reihe nach“: Es klingelt stufenweise, erst bei den einen, dann bei den nächsten.
• „Abwechselnd“: Jeder Anruf geht zuerst an den Nächsten in der Reihe.

Statt eines Mitarbeiters kann auch ein Voice-Agent rangehen, nur nicht bei „Abwechselnd“.

Mit „Ansagemenü“ hört der Anrufer zuerst eine Ansage und wählt mit den Tasten 1 bis 9, etwa „1 für Schäden, 2 für die Buchhaltung“. Jede Taste lässt bei bestimmten Leuten klingeln, geht auf den Anrufbeantworter, leitet weiter oder legt auf.

Wenn niemand rangeht

Hier wählst du, was nach dem Klingeln passiert. Ein Voice-Agent geht ran, der Anrufbeantworter springt an, der Anruf geht an eine andere Nummer, oder er endet.

Darunter legst du unter „Konversation anlegen“ fest, ob ein verpasster Anruf als Konversation in einem Inbox-Thema landet. Wählst du „Nur mit Sprachnachricht“, passiert das nur, wenn der Anrufer etwas aufs Band spricht.

Eine Sprachnachricht dauert bis zu zwei Minuten. hausverwalter.ai tippt sie ab, und in der Konversation liest du, worum es geht, ohne abzuhören.

Zugriff

Im Reiter „Zugriff“ wählst du, welche Mitarbeiter die Nummer sehen und über sie telefonieren.