Formulare teilen

Jedes Formular ist sofort für dein ganzes Team da. Mieter, Eigentümer und Interessenten erreichst du, indem du es teilst.

Dafür gibt es im Baukasten im Reiter „Einstellungen“ den Abschnitt „Teilen“ mit drei Reitern.

Drei Wege

• Öffentlich: Jeder mit dem Link füllt das Formular ohne Anmeldung aus, siehe Öffentlicher Link. Den Link kannst du auch auf deiner Website einbetten.
• Portal: Deine Kunden finden das Formular im Kundenportal, siehe Formulare im Kundenportal.
• Community: Andere Hausverwaltungen übernehmen dein Formular als Vorlage, siehe Formular-Vorlagen.

Öffentlich und Portal gehen auch gleichzeitig, zum Beispiel für eine Schadensmeldung, die Mieter im Portal und Besucher auf deiner Website nutzen.

Für dein Team

Intern teilen musst du nichts. Jeder Mitarbeiter sieht alle Formulare unter „Formulare“ und kann sie ausfüllen, siehe Formular ausfüllen.

Das passt für Protokolle, die dein Team vor Ort ausfüllt, etwa die Wohnungsübergabe oder die Objektbegehung.

Was sich nicht teilen lässt

Enthält ein Formular ein Stammdaten-Feld wie Kontakt, Liegenschaft oder Mitarbeiter, kannst du es weder öffentlich noch im Portal teilen.

Der Grund ist Datenschutz: Wer das Formular ausfüllt, würde sonst deine Stammdaten durchsuchen können. Ersetze das Feld zum Beispiel durch „Name“ und „Adresse“, dann klappt das Teilen.

Im Portal nimmst du statt „Kontakt + Vertrag“ das Feld „Mein Vertrag“, siehe Stammdaten-Felder.

Wer teilen darf

Öffentlich und im Portal teilen darf, wer das Recht „Formulare verwalten“ hat. Für die Community braucht es zusätzlich „KI und Automationen einrichten“.

Legst du ein Formular in den Papierkorb, endet das Teilen sofort, siehe Formulare löschen.