Vertretung

Ist jemand krank oder im Urlaub, liegt seine Arbeit nicht in einem verschlossenen Postfach. Alles steht schon in der Inbox, und mit einer Vertretung sieht die Kollegin, die einspringt, auf einen Blick, was liegen geblieben ist.

Vertretung anlegen

Unter „Einstellungen“ › „Vertretungen“ klickst du auf „Vertretung anlegen“.

Bei „Nicht da“ wählst du, wer fehlt, und bei „Vertretung übernimmt“, wer einspringt. Dazu kommen „Beginn“, „Ende“ und auf Wunsch eine Notiz wie „Urlaub“.

Vertretungen anlegen darf, wer das Recht „Mitarbeiter verwalten“ hat, von Haus aus die Administratoren.

Nutzt ihr die Zeiterfassung, entsteht die Vertretung beim genehmigten Urlaub von selbst, wenn darin eine Vertretung eingetragen ist.

Was die Vertretung sieht

Während der Vertretung steht in ihrer Inbox eine eigene Zeile, zum Beispiel „Katrins Konversationen“, mit der Zahl der offenen Konversationen. Dort liegt alles, wofür die abwesende Kollegin zuständig ist.

Oben steht, wen sie vertritt und bis wann. Sie kann alle diese Konversationen öffnen, beantworten und erledigen, als wären es ihre eigenen.

Die Zuständigkeit ändert sich dabei nicht. Kommt die Kollegin zurück, liegt alles wieder ganz normal bei ihr, inklusive dem, was in der Zwischenzeit erledigt wurde.

Eine Kollegin kann auch mehrere Leute gleichzeitig vertreten. Für jeden steht dann eine eigene Zeile in ihrer Inbox.

Vorzeitig beenden

In der Liste der Vertretungen siehst du zu jeder, ob sie geplant, aktiv, beendet oder abgebrochen ist. Eine geplante Vertretung startet erst am eingetragenen Tag.

Kommt jemand früher zurück, beendest du die laufende Vertretung mit „Beenden“. Die Zeile verschwindet dann sofort aus der Inbox der Vertretung.