KI-Postverteiler

Der KI-Postverteiler macht, was in vielen Büros jeden Morgen eine Kollegin von Hand erledigt: Er liest jede neue Nachricht und legt fest, wohin sie gehört. Für ihn ist es egal, ob sie per Mail kam oder als gescannter Brief.

Antworten schreibt er nicht. Er sortiert nur, und das in wenigen Sekunden.

Was er erkennt

• Kontakt: wer geschrieben hat. Ist der Absender unbekannt, schlägt er vor, ihn einem Kontakt zuzuordnen.
• Liegenschaft und Einheit: über die Verträge des Kontakts und Hinweise im Text.
• Inbox-Thema: anhand der Beschreibungen deiner Inbox-Themen.
• Titel: kurz, mit dem Was und dem Wo, etwa „Wasserfleck Küche, Sonnenallee 12, 3. OG“.
• Priorität: nur bei klarem Grund, zum Beispiel „Dringend“, wenn Wasser läuft.

Dafür durchsucht er deine Kontakte, Liegenschaften, Einheiten und Verträge und schaut, ob es schon eine passende Konversation gibt.

Was er nicht macht

Den zuständigen Mitarbeiter setzt er nie selbst. Er legt Thema und Liegenschaft fest, und deine Zuständigkeiten bestimmen daraus, wer die Konversation bekommt.

Seine Vorschläge

Bei manchen Dingen entscheidest du lieber selbst. Dann macht er einen Vorschlag, den du mit einem Klick bestätigst oder verwirfst.

• Zusammenführen: Dieselbe Person schreibt noch einmal zum selben Anliegen.
• Aufteilen: Eine Nachricht enthält zwei Anliegen, die nicht zusammengehören.
• Sammel-Konversation: Mehrere Bewohner melden dasselbe Problem am Haus, siehe Sammel-Konversation.
• Regel: Ein Absender schickt nur Werbung oder Benachrichtigungen.

Vorschläge siehst du oben in der Konversation unter „Vorschläge vom KI-Postverteiler“ und gesammelt links unter „Agenten“ › „Vorschläge“.

Einrichten

Unter „Agents“ › „Inbox-Agenten“ › „KI-Postverteiler“ beantwortest du ein paar Fragen, etwa wann eine Nachricht bei euch dringend ist. Für jede gibt es einen Vorschlag, den du übernehmen oder ändern kannst.

Vorher braucht jedes Inbox-Thema eine Zuständigkeit. Welche Postfächer er bearbeitet, stellst du im Postfach unter „Routing“ mit „KI-Postverteilung“ ein, siehe Postfach einstellen.

Besser machen

Am meisten bewirken gute Beschreibungen deiner Inbox-Themen. Allgemeine Regeln wie „Rechnungen gehören in Buchhaltung“ schreibst du in die „Zusätzlichen Hinweise“.

Den Ko-Pilot kannst du bitten, beides für dich zu überarbeiten, etwa nach einer falsch einsortierten Mail.

Spam und Benachrichtigungen sortiert der Postverteiler gleich mit aus, siehe Spam und Benachrichtigungen.