Tags an Dokumenten

Ein Dokument mit Tag

An einem Dokument sagt der Tag, was es ist, also Mietvertrag, Protokoll oder Wartungsbericht. Meist setzt ihn der Dokumenten-Agent schon beim Eingang, und du prüfst nur noch.

Ein Dokument kann mehrere Tags haben und taucht überall auf, wo du nach einem davon filterst.

Tag setzen und entfernen

Im Dokument klickst du rechts neben „Tags“ auf „+“ und wählst den Tag. Dasselbe geht über das Menü „⋯“ mit „Tags zuweisen“, für viele Dokumente auf einmal nimmst du die Massenaktionen.

Neue Tags legst du hier nicht an, das geht nur unter „Einstellungen“ › „Tags“.

Entfernst du einen Tag, gehen die Unter-Tags direkt darunter mit weg.

Vorschläge der KI

Steht ein Tag auf dem KI-Modus „Vorschlag“, setzt der Agent ihn nicht selbst. Am Dokument erscheint er als „KI-Vorschlag“, und du klickst „Vorschlag übernehmen“ oder „Vorschlag verwerfen“.

Nur dieser eine Tag wartet auf dich. Titel, Datum, Zuordnungen und alle Tags mit „Direkt“ übernimmt der Agent sofort.

Nach Tags filtern

In „Dokumente“ und auf dem Reiter „Dokumente“ einer Liegenschaft, Einheit oder eines Kontakts filterst du mit „Tag“. Du kannst mehrere Tags wählen und siehst dann Dokumente mit einem davon.

Mit „Vorhanden“ und „Keiner“ findest du Dokumente mit irgendeinem oder ganz ohne Tag. So bleibt nichts liegen, was die KI nicht zuordnen konnte.

Was ein Dokument von seinem Tag bekommt

Ein Tag ist mehr als ein Name, denn das Dokument übernimmt seine Einstellungen:

Schnellzugriff: Der Tag erscheint als Kachel bei Liegenschaft, Einheit, Kontakt oder bestimmten Verträgen.
Kundenportal: Mieter und Eigentümer können im Portal nach dem Tag filtern.
Vorschau: Das Icon des Tags steht auf der Dokumentvorschau.
Aufbewahrung: Der Tag legt fest, wie lange das Dokument mindestens bleibt, siehe Revisionssicherheit.

Wie du das einstellst, steht unter Tag anlegen und einstellen.

Tags in Automatisierungen

Eine Automatisierung kann mit „Datei-Tag wurde gesetzt“ starten. Sie reagiert auf genau den Tag, der gesetzt wurde, nicht auf die übergeordneten Tags, die automatisch mitkommen.