Routinearbeit abgeben

Vieles im Büro läuft immer gleich ab. Eine neue Aufgabe braucht eine Frist, und ist ein Auftrag raus, muss die Bauleitung Bescheid wissen. Daran denkst du meistens, aber eben nicht immer.

Genau das übernimmt eine Automatisierung. Sie ist eine feste Regel nach dem Muster „Wenn das passiert, dann mach das“ und läuft jedes Mal gleich.

Wie eine Regel aussieht

Jede Automatisierung hat drei Teile:

• Auslöser: das Ereignis, auf das sie wartet, etwa „Aufgabe in Abschnitt verschoben“.
• Bedingung: was zusätzlich stimmen muss, etwa „Spalte ist Beauftragt“. Sie ist optional.
• Aktion: was dann passiert, etwa einen Zuständigen setzen oder eine interne Notiz schreiben.

Im Bild wandert „Gerüst stellen lassen“ nach „Beauftragt“. Die Regel macht Tobias Hartmann zuständig und hinterlässt eine Notiz, was jetzt zu tun ist.

Feste Regeln statt KI

Automatisierungen denken nicht mit, sie führen aus, was du festgelegt hast. Das macht sie berechenbar, denn du weißt genau, wann sie etwas tun und wann nicht.

Wo Verstehen gefragt ist, etwa beim Beantworten einer Mail, helfen die KI-Agenten unter „Agents“.

Wo du anfängst

Am schnellsten legst du eine Regel direkt im Board an, über den Blitz oben rechts. Alle Regeln zusammen stehen unter „Einstellungen“ › „Automatisierungen“, siehe Automatisierungen im Überblick.

Ideen für den Anfang findest du unter Beispiele aus dem Alltag.