Ablage ohne Ablegen

Die meisten Dokumente einer Hausverwaltung kommen nicht allein. Sie hängen an einer Mail, einer WhatsApp oder einem Brief, und drumherum steht die ganze Geschichte.

Wer hat was geschickt, was wurde geantwortet, was fehlt noch? Genau dieser Zusammenhang geht beim klassischen Ablegen verloren.

So läuft es meistens

Die Mail kommt in Outlook an, und der Anhang wird gespeichert. Dann klickst du dich durch „Liegenschaften › Schönhauser Allee 142 › Mieter › WE 05 › Schriftverkehr“ oder lädst ihn in ein separates DMS.

Das kostet jedes Mal ein paar Minuten, und im Alltag bleibt es ehrlich gesagt oft ganz liegen.

Wer das Dokument später sucht, findet zwar die PDF, aber nicht mehr die Mail dazu. Doppelte Arbeit, und am Ende fehlt trotzdem die Hälfte.

So läuft es bei hausverwalter.ai

Hier sind Vorgang und Dokument eins. Du schreibst einfach im Vorgang, und PDFs aus Mails landen dabei automatisch in der Ablage.

Dort sind sie schon richtig zugeordnet, nämlich zu Liegenschaft, Einheit, Kontakt und Vertrag des Vorgangs. Die hat der KI-Postverteiler beim Eingang der Nachricht gesetzt, und das Dokument erbt sie, siehe Dokumente aus Konversationen.

Danach liest der Dokumenten-Agent das Dokument, gibt ihm einen sprechenden Titel und schlägt den passenden Tag vor. Er wählt aus über 80 Standard-Tags, von „Mietvertrag“ über „Kontoauszug“ bis „Wartungsprotokoll“.

Der Schritt „Dokument ablegen“ fällt damit praktisch weg. Du schaust nur noch kurz drüber.

Der Weg zurück bleibt

Im Reiter „Metadaten“ siehst du bei „Konversationen“, aus welchem Vorgang ein Dokument stammt. Ein Klick, und du bist wieder bei der Mail mit allem Drumherum.

Umgekehrt zeigt jede Konversation unter „Anhänge“, was davon in der Ablage liegt.

Auch für Papier und Rechnungen

Briefe scannst du in den Postkorb. Ein Brief vom Mieter wird dort mit einem Klick zum Vorgang, und der Postverteiler ordnet ihn zu wie jede Mail.

Rechnungen liest der Rechnungs-Agent aus, und sie laufen direkt in die Rechnungsfreigabe.