Die Personalakte

Arbeitsverträge, Zeugnisse und Abmahnungen gehören nicht in die normale Dokumentenablage. Dafür hat jede Person in hausverwalter.ai eine eigene Personalakte, die nur die Personalverwaltung öffnet.

Du findest sie unter „Einstellungen“ › „Mitarbeiter & Teams“ bei der Person, Reiter „Dokumente“.

Ein Dokument ablegen

Klick auf „Dokument hinzufügen“ und wähl eine Kategorie:

• Arbeitsvertrag
• Entgelt & Steuer
• Zeugnisse & Qualifikation
• Personalmaßnahme
• Nachweise & Erlaubnisse
• Sonstiges

Dann gibst du einen Titel und das Datum auf dem Dokument an, nicht den Tag des Uploads. Eine Datei darf bis zu 25 MB groß sein.

Die Liste zeigt Titel, Kategorie, Datum und wer das Dokument hochgeladen hat. Ein Klick auf den Titel öffnet es.

Aus der Ablage verschieben

Liegt ein Arbeitsvertrag schon in „Dokumente“, verschiebst du ihn mit „In Personalakte verschieben“ aus dem Menü des Dokuments. Du wählst Person und Kategorie.

Die Datei verlässt dabei Ablage, Aufgaben, Boards und E-Mails und ist danach nur noch in der Personalakte sichtbar. Auch alle Verknüpfungen, die Volltextsuche und KI-Vorschläge verschwinden.

Rechnungen lassen sich nicht verschieben. Auch ein Dokument, das im Kundenportal geteilt ist oder einen öffentlichen Link hat, löst du vorher dort.

Abgeschirmt von KI und Ablage

Dokumente der Personalakte bekommen keine Tags, werden nicht ausgelesen und gehen an keine KI. Auch der Ko-Pilot sieht sie nicht.

Die Aufbewahrungsfrist der Zeiterfassung löscht sie nicht, siehe Aufbewahrung und Datenschutz.

Ein Dokument entfernen

Mit „Entfernen“ nimmst du ein Dokument aus der Akte. Es wird nicht gelöscht, sondern bleibt mit Begründung im Protokoll und lässt sich danach nicht mehr öffnen.

Unter „Art der Entfernung“ wählst du:

• Standard: Der Titel bleibt sichtbar, etwa für einen ersetzten Vertrag.
• Entfernungsanspruch: Der Titel wird unkenntlich, etwa wenn eine unberechtigte Abmahnung entfernt werden muss.

In der Liste steht dann „Entfernt am … von …“ mit dem Grund.

Die eigene Akte

Jeder darf seine eigene Personalakte einsehen. Pflegen kann er sie nicht, das übernimmt eine andere berechtigte Person.

Zu einem Dokument seiner Akte darf jeder eine Gegendarstellung hinzufügen (§ 83 Abs. 2 BetrVG). Erlaubt sind PDF und Bilder bis 5 MB, höchstens 3 gleichzeitig. Seine eigene Gegendarstellung kann er auch wieder entfernen.

Wer die Akte sieht

Fremde Personalakten sieht nur, wer das Recht „Personalakte“ hat. Mit „Sehen“ öffnet er Dokumente, mit „Pflegen“ legt er ab und entfernt.

Von Haus aus hat das nur der Super-Administrator. Für die Personalverwaltung gibt es die Rollenvorlage „Personal“, siehe Rechte und Teamleitung.