Nachvollziehbarkeit

Eine Zeiterfassung ist nur so viel wert wie das Vertrauen in ihre Zahlen. Das Bundesarbeitsgericht verlangt ein objektives und verlässliches System, und bei einer Prüfung muss jede Stunde erklärbar sein.

hausverwalter.ai ist deshalb so gebaut, dass sich keine Zahl still ändern lässt.

Nichts wird gelöscht

Zeiteinträge lassen sich nicht löschen, nur korrigieren oder stornieren. Ein stornierter Eintrag zählt nicht mehr, bleibt aber mit Verlauf erhalten und erscheint im Prüfungsexport als „storniert“.

Dasselbe Prinzip gilt überall in der Zeiterfassung:

• Überstundenbuchungen werden storniert, nicht gelöscht.
• Ein korrigierter Startsaldo bleibt mit Begründung sichtbar.
• Ein dokumentierter Hinweis auf Resturlaub lässt sich nicht löschen.
• Dokumente der Personalakte werden entfernt, aber mit Begründung protokolliert.

Löschen lassen sich nur Vorgaben, die jemand eingetippt hat, etwa ein Arbeitszeitmodell oder ein Urlaubskontingent. Das sind Vereinbarungen, keine Nachweise.

Jede Änderung hat einen Grund

Wer eine Zeit nach der freien Frist von 2 Tagen ändert, nachträgt oder storniert, schreibt eine Begründung mit mindestens 10 Zeichen. Auch wer für andere nachträgt oder einen Monat wiedereröffnet, braucht immer eine Begründung.

Innerhalb der freien Frist darf jeder seine Zeiten ohne Begründung berichtigen. Im Verlauf steht dann „Ohne Begründung (innerhalb der freien Frist)“.

Der Verlauf jedes Eintrags

Jeder Eintrag kennt seine Geschichte: wer ihn wann angelegt hat und wie, per Stempeluhr, manuell oder importiert. Danach folgt jede Änderung mit altem und neuem Wert, Name, Zeitpunkt, Begründung und Entscheidung.

Den Verlauf sieht die Person selbst und wer ihre Zeiten sehen darf. Bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist bleibt er vollständig.

Vier Augen

Ältere Änderungen werden zum Antrag, über den jemand anderes entscheidet. Über eigene Anträge entscheidet immer jemand anderes, und das eigene Arbeitszeitmodell, Konto und Urlaub ändert eine andere berechtigte Person.

Mit „Freigabe der Zeiten: Erforderlich“ zählen bei einzelnen Personen sogar alle Zeiten erst nach Freigabe.

Monate werden festgeschrieben

Nach der Frist sperrt die Automatik jeden Monat, und der Kontostand ist eingefroren. Wer danach noch etwas ändern muss, öffnet den Monat für eine Person mit Begründung wieder, und das Protokoll hält jeden Schritt fest, siehe Monatsabschluss.

So bleibt die Grundlage einer Lohnabrechnung stabil.

Die Uhrzeit kommt vom Server

Beim Stempeln zählt die Uhrzeit des Servers, nicht die des eigenen Rechners. Wer die Uhr am Computer verstellt, ändert damit nichts.

Nichts wird erfunden

Vergisst jemand das Ausstempeln, beendet die App die Stempeluhr nach der eingestellten Dauer ohne Zeitgutschrift. Lieber fehlt eine Zeit und wird mit Begründung nachgetragen, als dass die App eine Arbeitszeit erfindet.

Aus demselben Grund verweigert die Stempeluhr nie einen Klick. Was gearbeitet wurde, steht im System, auch wenn es gegen eine Regel verstößt.