Resturlaub und Verfall

Urlaub soll im laufenden Jahr genommen werden. Übrige Tage gehen ins nächste Jahr und sind dort bis zum 31. März nutzbar (§ 7 Abs. 3 BUrlG).

Verfallen dürfen sie aber nur, wenn der Arbeitgeber rechtzeitig darauf hingewiesen hat. Genau das bildet hausverwalter.ai ab.

Resturlaub eintragen

Den Übertrag trägt die Personalverwaltung pro Person ein. Öffne die Person unter „Einstellungen“ › „Mitarbeiter & Teams“, Reiter „Urlaub“, und klick auf „Resturlaub hinzufügen“.

Unter „Jahr“ steht das Jahr, in dem die Tage genommen werden können, dazu die Zahl der Tage. Die Tabelle zeigt danach „Verfällt am“, „Verfallen“ und „Hinweise“.

Ohne Hinweis verfällt nichts

So haben es der Europäische Gerichtshof (C-684/16) und das Bundesarbeitsgericht (9 AZR 541/15) entschieden. Der Arbeitgeber muss auf die Resttage hinweisen, zum Nehmen auffordern und den Hinweis beweisen können.

Deshalb steht in der Tabelle „Hinweis fehlt“, solange keiner dokumentiert ist. In diesem Zustand verfällt in hausverwalter.ai kein einziger Tag, auch nach dem 31. März nicht.

Den Hinweis dokumentieren

Hast du die Person informiert, etwa per E-Mail, öffnest du das Menü „⋯“ in der Zeile und wählst „Hinweis dokumentieren“. Du trägst ein:

• Weg: E-Mail, Brief, persönlich übergeben oder ein anderer Weg.
• Datum des Hinweises.
• Genannte Resttage: leer übernimmt den heutigen Stand.
• Genannte Frist: bis wann der Urlaub genommen sein muss.

Eine spätere Frist als die eingestellte gilt, eine frühere nicht. Die Frist muss nach dem Tag des Hinweises liegen, denn ein Hinweis nach Fristende hätte niemandem geholfen.

Der Eintrag ist der Nachweis für den Verfall und lässt sich nicht löschen. Ein weiterer Hinweis steht neben dem ersten.

Wenn Urlaub verfällt

Ist die Frist vorbei, prüft hausverwalter.ai in der Nacht jedes Konto. Verfallen sind die übertragenen Tage, die bis zur Frist nicht genommen wurden.

Urlaub, den die Person vor der Frist nimmt, zählt dabei zuerst gegen die übertragenen Tage. Im Beispiel hatte Tobias Hartmann 4 Tage aus 2025, wurde im Januar hingewiesen und hat sie bis 31. März nicht genommen, also sind sie verfallen.

Im Urlaubskonto steht dann „Davon verfallen“. Das Fragezeichen daneben erklärt dem Mitarbeiter, warum.

Ausnahmen

Wer ausscheidet und seinen Urlaub deshalb nicht mehr nehmen kann, verliert ihn nicht. Der Arbeitgeber muss ihn auszahlen (§ 7 Abs. 4 BUrlG), und hausverwalter.ai lässt ihn nicht verfallen.

Bringt ein ärztliches Zeugnis Urlaubstage zurück, weil jemand im Urlaub krank war, rechnet die App einen schon gebuchten Verfall neu.

Das Verfallsdatum

Den 31. März stellt die Verwaltung unter „Resturlaub verfällt am“ ein. Ein späteres Datum ist erlaubt, ein früheres nicht.