Monatsabschluss

Ist die Lohnabrechnung gelaufen, dürfen sich die Stunden des Monats nicht mehr still ändern. Deshalb schreibt hausverwalter.ai jeden Monat nach einer Frist automatisch fest.

Was festschreiben heißt

Ein festgeschriebener Monat ist gesperrt. Niemand kann dort Zeiten nachtragen, korrigieren oder stornieren, auch die Personalverwaltung nicht, und der Kontostand ist eingefroren.

Im Stundenkonto steht dann „September 2026 ist abgeschlossen. Änderungen brauchen eine Wiedereröffnung.“ Beim Nachtragen zeigt der Dialog „Gesperrt“.

Wann es passiert

Die Automatik läuft jede Nacht. Ist die „Frist nach Monatsende“ vorbei, standardmäßig 30 Tage, schreibt sie den Monat für alle fest.

Die Monatssummen zeigen das Datum vorher, etwa „Festschreibung am 31.10.2026“. Danach steht dort „Festgeschrieben“, im Protokoll mit „Automatik“ als Urheber.

Die Frist stellt die Verwaltung unter „Einstellungen“ › „Zeiterfassung“ › „Konto & Abschluss“ ein, zwischen 5 und 365 Tagen. Monate vor dem Start der Zeiterfassung werden nicht festgeschrieben.

Einen Monat wiedereröffnen

Musst du einen festgeschriebenen Monat noch ändern, öffnest du ihn für eine Person wieder. Klick in den Monatssummen in ihrer Zeile auf das Schloss und dann auf „Monat wiedereröffnen“.

Gib eine Begründung an, sie steht später im Protokoll. Danach lassen sich die Zeiten dieser Person wieder ändern.

Nach der „Frist nach Wiedereröffnung“, standardmäßig 3 Tage, schreibt die Automatik den Monat erneut fest. Im Protokoll steht dann „Erneut festgeschrieben“.

Wiedereröffnen darf, wer das Recht „Abgeschlossene Monate öffnen“ hat. Von Haus aus ist das nur der Super-Administrator.

Das Protokoll

Unter „Übersicht“ › „Protokoll“ steht für jeden Monat jeder Vorgang: Zeitpunkt, Mitarbeiter, „Festgeschrieben“, „Wiedereröffnet“ oder „Erneut festgeschrieben“, wer es war, der Saldo danach und die Begründung.

So lässt sich später zeigen, dass eine abgerechnete Stundenzahl nur mit Grund geändert wurde.

Anträge und der Abschluss

Offene Anträge in einem festgeschriebenen Monat bleiben bestehen. Ablehnen geht weiterhin, genehmigen erst nach einer Wiedereröffnung, denn die Genehmigung würde Tage im gesperrten Monat buchen.

Festschreibung ausschalten

Unter „Monate festschreiben“ lässt sich die Automatik ausschalten. Dann steht „Festschreibung aus“, und schon festgeschriebene Monate bleiben gesperrt.

Wiedereröffnete Monate bleiben offen, solange die Festschreibung aus ist.