Rechnungen und Dokumente

Jede Rechnung ist auch ein Dokument in der Ablage, hat aber zusätzlich Rechnungsdaten wie Nummer, Fälligkeit, Betrag, Lieferant und Zahlweg.

Dazu kommt ein Status, der zeigt, wo die Rechnung im Ablauf steht. Ob eine Datei Dokument oder Rechnung ist, siehst du oben im Dokument an der Dokumentart.

	Dokument	Rechnung
Liegt in der Ablage	ja	ja
Wird ausgelesen	vom Dokumenten-Agent	vom Rechnungs-Agent
Rechnungsdaten	nein	ja
Freigabe und Export	nein	ja

Der Rechnungseingang

Neue Rechnungen stehen unter „Eingang“ › „Rechnungen“, mit Lieferant, Objekt, Betrag und Status auf einen Blick.

Rechnungen in Freigabe findest du unter Rechnungsfreigabe, abgeschlossene Rechnungen liegen in der Ablage.

Wie aus einer Datei eine Rechnung wird

Meist ganz von selbst, denn hausverwalter.ai erkennt Rechnungen an Angaben wie Rechnungsnummer und Betrag. Steht „Angebot“ drauf, bleibt es ein Dokument.

Außerdem wird eine Datei zur Rechnung, wenn

• es eine E-Rechnung ist (XRechnung oder ZUGFeRD),
• sie an deine Rechnungsimport-Email geht,
• du sie unter „Eingang“ › „Rechnungen“ hochlädst,
• du sie im Postkorb als Rechnung ablegst.

Von Hand stellst du die Dokumentart oben im Dokument von „Dokument“ auf „Rechnung“. Der Tag „Rechnung“ bewirkt dasselbe.

Danach liest der Rechnungs-Agent die Rechnung aus und prüft sie auf Duplikate und fehlende Pflichtangaben.

Liegenschaft oder intern

Der erste Schritt jeder Rechnung heißt „Rechnung für“. Dort legst du fest, ob sie zu einer verwalteten Liegenschaft gehört oder an deine eigene Firma geht.

Meist stellt der Rechnungs-Agent das schon richtig ein. Die Handwerkerrechnung für das Treppenhaus ist eine Liegenschaftsrechnung, die Rechnung für eure Bürosoftware eine interne.

	Liegenschaft	Intern
Liegenschaft und Lieferant	Pflicht	Lieferant optional
Kontierung auf Sachkonten	ja, wenn eingeschaltet	nein
Export per E-Mail	ja	ja
Export an DATEV	nein	ja

Auch Freigabeflows und Exportziele trennst du nach diesen zwei Arten. So landen interne Rechnungen bei deinem Steuerbüro und Liegenschaftsrechnungen in der Objektbuchhaltung.

Rechnungsdaten

Im Reiter „Rechnung“ prüfst du die Felder Schritt für Schritt von oben nach unten.

Pflicht sind immer Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Bruttobetrag und Zahlweg. Ohne sie lässt sich die Rechnung nicht zur Freigabe schicken.

Status

• Neu: Die Rechnung ist da und wird erfasst.
• In Freigabe: Jemand muss sie freigeben.
• Freigegeben: Sie ist freigegeben und geht in den Export.
• Abgelehnt: Jemand hat sie abgelehnt, sie liegt wieder im Eingang.
• Exportiert: Sie ist an die Buchhaltung übergeben.

Eine exportierte Rechnung ist festgeschrieben, Korrekturen laufen dann über einen neuen Beleg.