Beispiele aus dem Alltag

Die meisten Automatisierungen sind klein und sparen trotzdem jeden Tag ein paar Handgriffe. Diese vier Beispiele zeigen, wie Auslöser, Bedingung und Aktion zusammenspielen, und du kannst sie direkt nachbauen.

Frist für neue Aufgaben

Im Board „Sanierung Hafenstraße 22“ bekommt jede neue Aufgabe eine Woche Zeit.

• Auslöser: „Aufgabe wurde erstellt“.
• Aktion: „Fälligkeitsdatum ändern“, Modus „Relativ (Tage ab jetzt)“, 7 Tage.

So bleibt keine Aufgabe ohne Frist, und sie erscheint rechtzeitig in Meine Aufgaben.

Übergabe an die Bauleitung

Wandert eine Aufgabe nach „Beauftragt“, übernimmt Tobias Hartmann aus der Bauleitung.

• Auslöser: „Aufgabe in Abschnitt verschoben“.
• Bedingung: Spalte ist „Beauftragt“.
• Aktionen: „Verantwortliche Person ändern“ und „Kommentar hinzufügen“ als interne Notiz.

Die Notiz sagt ihm gleich, was zu tun ist: Termin mit dem Handwerker abstimmen und die Mieter informieren.

Einladungsfrist im WEG-Jahreszyklus

Kommt eine Karte in die Phase „Versammlung vorbereiten“, erinnert eine Notiz an die Einladungsfrist.

• Auslöser: „Karte in Phase verschoben“.
• Bedingung: Phase ist „Versammlung vorbereiten“.
• Aktion: „Kommentar hinzufügen“ mit „Die Einladung muss spätestens drei Wochen vor dem Versammlungstermin raus.“

Die Notiz steht in den Kommentaren der Karte, als Absender erscheint „System“.

Erinnerung vor der Frist

Einen Tag bevor eine Aufgabe fällig ist, bekommt die Bauleitung eine Mail.

• Auslöser: „Fälligkeitsdatum rückt näher“, einen Tag vorher.
• Aktion: „E-Mail-Benachrichtigung versenden“ an die Adresse der Bauleitung.

Auslöser rund um Fristen prüft hausverwalter.ai einmal am Morgen, die Mail kommt also nicht minutengenau.