Versandwege
Im ersten Schritt legst du fest, was du verschickst und auf welchem Weg. Damit erreichst du auch Eigentümer, die nur Post lesen, und Mieter, die lieber ins Portal schauen.
Text oder PDF
Unter „Was verschickst du?“ wählst du zwischen zwei Formaten:
- Text: direkt lesbar, ohne Briefkopf. Er geht als E-Mail oder als Meldung ins Kundenportal, siehe Text statt PDF.
- PDF: ein Brief auf deinem Briefkopf. Er geht per E-Mail, per Post oder als Dokument ins Portal.
Wohin senden
Bei einem PDF wählst du unter „Wohin senden?“ einen oder mehrere Wege:
- E-Mail: Der Brief hängt als PDF an einer E-Mail, der Name des Serienbriefs ist der Betreff.
- Brief: Die Deutsche Post druckt und verschickt ihn über E-POST.
- Dokument im Portal: Der Brief liegt im Kundenportal des Empfängers.
Ins Portal geht nur, wer einen aktiven Portalzugang hat. Eine eigene Benachrichtigung über das neue Dokument verschickt hausverwalter.ai dabei nicht.
Ist E-POST noch nicht verbunden, lässt sich „Brief“ nicht wählen, und ein Hinweis zeigt dir, wo du es verbindest.
Wie versenden
Wählst du mehr als einen Weg, fragt hausverwalter.ai unter „Wie versenden?“, wie die Wege zusammenspielen:
- „E-Mail UND Brief“: nur wer alle Wege hat, bekommt den Brief, dann aber auf jedem.
- „Was geht, wird genutzt“: Ein Weg reicht. Standard ist erst E-Mail, dann Portal, dann Brief, mit „Reihenfolge ändern“ legst du eine eigene fest.
- „Nur der Wunschweg“: Jeder bekommt den Brief auf dem Weg, der bei seinem Kontakt als Wunschweg hinterlegt ist.
Beim Wunschweg weicht hausverwalter.ai nicht aus. Will jemand Post, hat aber keine vollständige Adresse, bekommt er den Brief auch nicht per E-Mail, sondern ist erst mal nicht zustellbar. Wer keinen Wunschweg hat, bekommt eine E-Mail.
Versandart
Ist „Brief“ dabei, erscheint unten die „Versandart“.
„Standardbrief“ ist normaler Versand ohne Nachweis. Für Kündigungen oder Einladungen mit Frist nimmst du „Einwurf-Einschreiben“, „Einschreiben“ oder „Einschreiben mit Rückschein“, die jeweils zusätzliches Porto kosten.