Stammdaten-Felder

Mit Stammdaten-Feldern tippt niemand mehr Adressen oder Namen ab. Wer das Formular ausfüllt, wählt Liegenschaft, Einheit oder Kontakt einfach aus deinen Stammdaten aus.

Das spart Tipparbeit, und das PDF landet später genau bei der richtigen Einheit.

Die Felder

• Kontakt: wählt einen Kontakt aus, etwa den Mieter.
• Kontakt + Vertrag: erst den Kontakt, dann einen seiner Verträge. Liegenschaft und Einheit kommen aus dem Vertrag.
• Liegenschaft: wählt eine Liegenschaft aus.
• Liegenschaft + Einheit: erst die Liegenschaft, dann die Einheit.
• Mitarbeiter: wählt jemanden aus deinem Team aus.
• Mein Vertrag: der Kunde wählt im Kundenportal einen seiner eigenen Verträge.

So sieht das Ausfüllen aus

Beim Ausfüllen öffnet ein Klick auf „Liegenschaft & Einheit auswählen“ die Suche nach Name oder Adresse. Nach der Liegenschaft folgen ihre Einheiten, jeweils mit dem aktuellen Mieter.

Hat eine Liegenschaft nur eine Einheit oder ein Kontakt nur einen Vertrag, wählt hausverwalter.ai sie gleich mit aus.

Die Felder lesen nur aus den Stammdaten. Ein Formular legt nie neue Kontakte an und ändert auch keine.

Was die Felder bewirken

Das PDF der Einsendung hängt an der gewählten Liegenschaft, Einheit, dem Vertrag und dem Kontakt. Du findest es dort unter „Dokumente“.

Wer im Feld „Mitarbeiter“ steht, wird für die neue Konversation zuständig, siehe Automatische Konversation.

Wo sie nicht erlaubt sind

In öffentlich geteilten Formularen und im Kundenportal gibt es keine Stammdaten-Felder. Sonst könnte jeder mit dem Link deine Kontakte, Liegenschaften und dein Team durchsuchen.

Willst du ein solches Feld in ein geteiltes Formular ziehen, meldet hausverwalter.ai „Feld nicht möglich“ und bietet „Zu Einstellungen“ an. Erst ohne Teilen klappt es.

Die Ausnahme ist „Mein Vertrag“: Dieses Feld gibt es nur im Portal, denn dort ist der Kunde angemeldet und sieht nur seine eigenen Verträge.

Pro Formular einmal

Ein Formular hat höchstens ein Feld „Kontakt + Vertrag“. Daneben gibt es dann kein weiteres „Kontakt“-Feld und keine Liegenschaft, denn die kommt schon aus dem Vertrag.

Auch „Liegenschaft“ oder „Liegenschaft + Einheit“ gibt es pro Formular nur einmal.

Mehrere Kontakt- oder Mitarbeiter-Felder sind dagegen kein Problem, zum Beispiel für Mieter und Nachmieter.