Massenaktionen

Mit Massenaktionen bearbeitest du viele Dokumente auf einmal. Sobald du Dokumente auswählst, erscheint oben eine Leiste mit allem, was du mit ihnen tun kannst.

Auswählen

Ein Klick wählt ein Dokument aus, ein Doppelklick öffnet es.

Mit gedrückter Strg-Taste, am Mac Cmd, nimmst du weitere dazu oder wieder heraus. Mit Shift wählst du alles zwischen zwei Dokumenten.

Strg+A wählt alle geladenen Dokumente, und in der Rasteransicht ziehst du einfach einen Rahmen um mehrere. Am Handy hältst du ein Dokument kurz gedrückt.

Gibt es mehr Treffer, als geladen sind, bietet dir die Leiste an, alle im Filter auszuwählen. Die Aktion gilt dann für jedes Dokument, das zu deinem Filter passt.

Was du tun kannst

• Weiterleiten: in eine Konversation, in den Teamchat, als Serienbrief oder als öffentlicher Link
• Zugriff: im Kundenportal teilen oder festlegen, welche Mitarbeiter die Dokumente sehen
• Kopieren und Download
• Löschen: ab in den Papierkorb

Unter „Mehr“ steht der Rest.

• Tag: zuweisen, ersetzen oder entfernen
• Liegenschaft, Einheit, Kontakt: hinzufügen, ersetzen oder entfernen
• Indexierungsstatus: auf „Indexiert“ oder „Unindexiert“ setzen
• Dokumenten-Agent starten: die Dokumente neu einlesen lassen
• Zusammenführen: bis zu zehn PDFs oder Bilder zu einem Dokument verbinden, siehe PDFs zusammenführen

Große Mengen

Bis 200 Dokumente passiert alles sofort. Bei mehr arbeitet hausverwalter.ai im Hintergrund weiter, und unten rechts siehst du den Fortschritt und kannst abbrechen.

Eine Auswahl darf bis zu 20.000 Dokumente umfassen. Bei „Alle im Filter“ sind Weiterleiten, Zugriff, Kopieren, Download und Zusammenführen ausgegraut.

Was übersprungen wird

Beim Löschen bleiben Dokumente liegen, die nicht in den Papierkorb dürfen, zum Beispiel ein Anhang, der noch an einem Kommentar hängt.

Die anderen werden trotzdem gelöscht, und ein Hinweis sagt dir, wie viele übersprungen wurden.