Eine Inbox für alles

Eine Hausverwaltung bekommt jeden Tag Mails, WhatsApps, Anrufe, Briefe und Meldungen aus dem Portal. Meistens landet das an fünf Stellen, und jede Stelle hat ihren eigenen Stand.

So läuft es meistens

Die Mail liegt im Outlook von Frau Schmidt, der Anruf auf dem Anrufbeantworter und der Brief im Postfach am Empfang. Irgendwer verteilt morgens die Post, und für einen Vorgang kopiert jemand die Mail ins Vorgangssystem.

Ab da springt jeder zwischen Outlook und Vorgangssystem hin und her. Fällt jemand aus, weiß keiner so richtig, was in dessen Postfach noch offen ist.

So läuft es bei hausverwalter.ai

Alles kommt in eine Inbox, die das ganze Team gemeinsam nutzt. Jede Nachricht ist dabei sofort ein Vorgang, in hausverwalter.ai heißt er Konversation. Du musst nichts umwandeln und nichts anlegen.

Eine Konversation entsteht aus einer E-Mail, einer WhatsApp, einer Meldung im Kundenportal, einem verpassten Anruf oder einem gescannten Brief. Telefonnotizen und interne Vorgänge legst du selbst an. Welche Wege es gibt, steht unter Kanäle.

Landet von selbst beim Richtigen

Post verteilen muss niemand mehr. Der KI-Postverteiler liest jede neue Nachricht und erkennt Thema, Liegenschaft, Einheit und Kontakt.

Wer sich kümmert, legst du einmal fest, pro Thema und auf Wunsch pro Liegenschaft, siehe Zuständigkeiten. Die Konversation steht dann sofort unter „Meine Konversationen“ beim richtigen Mitarbeiter.

Bedient sich wie Outlook und WhatsApp

Die Liste fühlt sich an wie dein Mailprogramm. Du wählst mehrere Konversationen aus, und „Erledigt“ ist das Archivieren aus Outlook.

Öffnest du eine Konversation, sieht sie aus wie ein Chat. Auch E-Mails erscheinen als kurze Nachrichten, weil hausverwalter.ai den zitierten Verlauf und lange Signaturen einklappt.

Im Alltag schaust du nur in „Meine Konversationen“ unter „To-Do“. Was auf Wiedervorlage liegt, kommt am gewählten Tag zurück oder früher, sobald jemand antwortet, siehe Status.

Kein Hin und Her mehr

Die Mails des ganzen Teams liegen hier, und im Mailprogramm wandern sie ins Archiv, sobald hausverwalter.ai sie übernommen hat. Gearbeitet wird nur noch an einer Stelle, siehe E-Mail in der Inbox.

Ist jemand krank oder im Urlaub, trägst du eine Vertretung ein. Sie sieht sofort alles, was bei der fehlenden Person liegt, denn nichts steckt in einem privaten Postfach.