Aufbewahrung und Datenschutz

Zeiten, Abwesenheiten und Personalakten sind Personaldaten, Krankmeldungen sogar Gesundheitsdaten. Die App trennt sie deshalb streng vom Rest der App und hält sie nur so lange wie nötig.

Wie lange Zeiten bleiben

Das Arbeitszeitgesetz verlangt, die Aufzeichnungen mindestens 2 Jahre aufzubewahren (§ 16 Abs. 2 ArbZG). Diesen Wert stellst du unter „Einstellungen“ › „Zeiterfassung“ › „Konto & Abschluss“ bei „Mindestens aufbewahren“ ein, weniger als 2 Jahre geht nicht.

Jede Nacht löscht hausverwalter.ai Zeiteinträge, Tageskonten, Korrekturen, Abwesenheiten, Überstundenbuchungen und Monatsabschlüsse, die älter als dieser Wert sind. Die Salden bleiben dabei erhalten, sie werden als Übertrag zusammengefasst, damit das Überstundenkonto weiter stimmt.

Andere Gesetze können längere Fristen verlangen, etwa für Unterlagen der Lohnabrechnung. Braucht ihr die Zeiten länger, stellt einen höheren Wert ein.

Personalakten löscht diese Automatik nie.

Wenn jemand ausscheidet

Löschst du einen Mitarbeiter, bleiben seine Zeiten und Abwesenheiten bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist erhalten. Das ist eine gesetzliche Pflicht, kein Versehen.

Auch seine Personalakte bleibt bestehen und ist weiter nur für Berechtigte sichtbar.

Gesundheitsdaten (Art. 9 DSGVO)

Dass jemand krank ist, sehen nur Personen mit dem Recht „Abwesenheiten“ „Mit Art“ oder höher. Alle anderen sehen im Planer, im Kalender und in Exporten nur „Abwesend“.

AU-Bescheinigungen liegen getrennt von allen anderen Dateien. Sie landen nie in der Dokumentenablage, werden nicht ausgelesen und gehen an keine KI, auch nicht an den Ko-Pilot.

Öffnen darf sie nur die Person selbst und wer das Recht „Krankmeldungen“ hat. Wird eine Bescheinigung ersetzt oder zurückgezogen, löscht hausverwalter.ai die alte Datei, statt sie liegen zu lassen.

Die Personalakte

Dokumente der Personalakte liegen ebenfalls außerhalb der Ablage, ohne Tags, ohne Volltextsuche und ohne KI. Fremde Akten sieht nur, wer das Recht „Personalakte“ hat.

Jeder darf seine eigene Akte einsehen und eine Gegendarstellung hinzufügen (§ 83 BetrVG). Muss ein Dokument entfernt werden, macht der „Entfernungsanspruch“ auch den Titel unkenntlich, siehe Die Personalakte.

Getrennt nach Organisation

Bist du in zwei Organisationen angemeldet, hast du in jeder ein eigenes Zeitkonto. Keine Organisation sieht die Zeiten der anderen.

Die KI und deine Zeiten

Der Ko-Pilot arbeitet mit deinen Rechten und sieht nur, was du auch siehst. Abwesenheitsgründe anderer bekommt er nur, wenn du sie selbst sehen darfst.

Alle Daten mitnehmen

Der Komplett-Export unter „Einstellungen“ › „Datenexport“ enthält auch die Zeiterfassung und die Personalakten. Starten und herunterladen kann ihn nur, wer all das sehen darf.