Versand verfolgen

Nach dem Versand öffnet sich der Versandstand. Hier siehst du, an wen der Serienbrief auf welchem Weg rausging und ob dabei etwas schiefging.

Später findest du ihn unter „Stammdaten“ › „Serienbriefe“ im Reiter „Versendet“.

Kopf und Fortschritt

Oben steht, ob der Versand noch läuft oder „Gesendet“ ist, und wann er abgeschlossen war. Darunter siehst du, von welcher Adresse die E-Mails kamen und an welches Postfach Antworten gehen.

Mit „PDF anzeigen“ öffnest du den Serienbrief, mit „Als PDF herunterladen“ speicherst du ihn. Der Balken zeigt, wie viele Empfänger schon durch sind.

Zahlen und Filter

Vier Karten zählen die Empfänger: „Gesamt“, „Gesendet“, „Fehler“ und „Ausstehend“, jeweils aufgeteilt in E-Mails, Briefe und Portale. Ein Klick auf eine Karte filtert die Liste darunter.

Rechts über der Liste filterst du nach Weg, also „E-Mail“, „Brief“ oder „Portal“. Mit der Suche findest du einen Empfänger über Name, E-Mail, Adresse oder Telefon.

Briefe per Post

Bei Briefen fragt hausverwalter.ai den Stand bei E-POST in den folgenden Tagen mehrmals ab. In der Zeile steht dann zum Beispiel:

• „Bei E-POST angenommen“
• „PDF geprüft, wartet auf Druck“
• „Im Druckzentrum“
• „Verschickt“

Ein normaler Brief endet bei „Verschickt“. Ein Einschreiben verfolgt hausverwalter.ai bis „Zugestellt“ oder „Nicht zustellbar“.

Mit „Status bei E-POST neu abfragen“ holst du den Stand sofort. Ein Klick auf eine Zeile zeigt Einzelheiten wie die Sendungsnummer.

Fehler erneut versuchen

Ging eine E-Mail oder ein Brief nicht raus, steht er unter „Fehler“ mit dem Grund. Mit „fehlgeschlagene erneut versuchen“ schickst du alle Fehlgeschlagenen noch einmal.

Dabei nimmt hausverwalter.ai die Adresse vom Zeitpunkt des Versands. Hast du inzwischen eine E-Mail-Adresse korrigiert, legst du für diese Person besser einen neuen Serienbrief an.

In der Ablage

Für jeden Empfänger legt hausverwalter.ai seinen Brief als PDF in der Ablage ab. Er ist mit Kontakt, Liegenschaft und Einheit verknüpft und trägt die Tags aus dem Schritt „Prüfung“. Bei jedem Kontakt siehst du so unter „Dokumente“ und „Serienbriefe“, was er bekommen hat.