Verfahrensdokumentation hausverwalter.ai

Stand: 26.10.2026

Diese Beschreibung ist der Teil der Verfahrensdokumentation nach den GoBD (Rz. 151 ff.), der die Software hausverwalter.ai betrifft. Die Hausverwaltung übernimmt ihn in ihre eigene Verfahrensdokumentation und ergänzt ihre organisatorischen Abläufe, siehe Abschnitt 11.

1. Allgemeine Beschreibung

Punkt	Beschreibung
Anbieter	Powerprozesse GmbH, Adenauerring 1, 67547 Worms
Software	hausverwalter.ai, Cloud-Software für Hausverwaltungen, Nutzung im Browser und in den Apps
Zweck	Empfang, Ablage und Aufbewahrung von Unterlagen, Rechnungseingang und Rechnungsfreigabe, Übergabe von Rechnungen an die Buchhaltung
Nicht enthalten	Finanzbuchhaltung mit Buchungen und Abschlüssen. Sie läuft in der Buchhaltungssoftware der Hausverwaltung.

Typische aufbewahrungspflichtige Unterlagen in hausverwalter.ai sind Eingangsrechnungen, Kontoauszüge, Verträge, Abrechnungen, Wirtschaftspläne, Protokolle und Beschlüsse.

E-Mails selbst sperrt hausverwalter.ai nicht. Sie bleiben im Archivordner des verbundenen Postfachs, und ihre Aufbewahrung regelt die Hausverwaltung über ihr Postfach. Anhänge in der Ablage werden gesperrt, sobald sie einen Tag mit Aufbewahrungsfrist haben.

2. Erfassung

Eingangswege

Anhänge aus E-Mails und anderen Konversationen, siehe Dokumente aus Konversationen
Papierpost über den Postkorb: Der gescannte Stapel wird in einzelne Dokumente geteilt, der Originalstapel bleibt unter „Original“ einsehbar.
Upload, Ordner-Import und Importe aus anderen Systemen wie DocuWare oder Casavi
Rechnungen an die Rechnungsimport-Adresse und E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD)
Programme der Hausverwaltung über die REST-API

Was beim Eingang passiert

Die Datei wird unverändert im Originalformat gespeichert.
hausverwalter.ai bildet eine SHA-256-Prüfsumme. Damit werden doppelte Dateien erkannt, und die Prüfsumme wird beim Sperren mitgeschrieben.
Eine Texterkennung macht den Inhalt durchsuchbar. Die Originaldatei bleibt dabei unverändert.
Bei E-Rechnungen bleibt die XML-Datei neben der lesbaren Darstellung erhalten. Signierte Originale (p7m) bleiben als erste Version erhalten.

3. Ordnung und Indexierung

Statt Ordnern hängt jedes Dokument an Liegenschaft, Gebäude, Einheit, Kontakt oder Vertrag. Ein Tag beschreibt die Art des Dokuments, etwa „Kontoauszug“ oder „Mietvertrag“.

Der Dokumenten-Agent schlägt Titel, Ausstellungsdatum, Tag und Zuordnungen vor. Was die KI gesetzt hat, ist markiert.
Das Dokument bleibt „Unindexiert“, bis ein Mitarbeiter es prüft und als indexiert markiert, siehe Indexierung.
Was ein Mensch geändert hat, überschreibt die KI nicht.
Ohne Prüfung als indexiert gelten Rechnungen aus dem Rechnungseingang, Angebote, Dokumente aus Importen anderer Systeme und Postkorb-Dokumente mit „Direkt ablegen“.
Alle zwei Wochen erinnert hausverwalter.ai an unindexierte Dokumente.

4. Rechnungseingang und Freigabe

Der Rechnungs-Agent liest Rechnungsdaten aus und prüft auf Duplikate und fehlende Pflichtangaben.
Pflicht für die Freigabe sind Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Bruttobetrag und Zahlweg.
Status: Neu, In Freigabe, Freigegeben, Abgelehnt, Exportiert. Bearbeiten lässt sich eine Rechnung nur in „Neu“ und „Abgelehnt“.
Freigabeflows legen Prüfschritte mit Personen oder Teams und Betragsgrenzen fest, siehe Rechnungsfreigabe. Jede Entscheidung wird protokolliert.
Nach dem letzten Schritt geht die Rechnung an ihr Exportziel: Weiterleitung per E-Mail, „Manuell verbuchen“, DATEV (nur interne Rechnungen) oder Impower.
Eine exportierte Rechnung ist festgeschrieben und wird sofort für 8 Jahre gesperrt. Korrekturen laufen über einen neuen Beleg.

5. Aufbewahrung und Unveränderbarkeit

Fristen

Die Frist kommt vom Tag des Dokuments, die Fristen der Standard-Tags legt hausverwalter.ai fest, siehe Revisionssicherheit. Eine Rechnung wird mindestens 8 Jahre aufbewahrt, ein Angebot 6 Jahre. Gelten mehrere Fristen, gilt die längste.

Die Frist endet mit Ablauf des Kalenderjahres. Sie zählt ab dem Jahr des Dokumentdatums, wenn ein Mitarbeiter dieses Datum bestätigt hat, sonst ab dem Jahr des Uploads. Bei Verträgen zählt sie auf Wunsch ab Vertragsende.

Sperre

Dateien liegen verschlüsselt bei Amazon Web Services in einem Rechenzentrum in der EU.
Dokumente mit Frist werden mit S3 Object Lock im Compliance-Modus gesperrt. Bis zum Ende der Frist kann sie niemand löschen oder überschreiben, weder die Hausverwaltung noch hausverwalter.ai.
hausverwalter.ai liest jede Sperre nach dem Setzen zurück. Als gesperrt gilt ein Dokument erst, wenn der Speicher Modus und Datum bestätigt hat.
Gesperrt wird 30 Tage nach dem Indexieren oder nach dem Setzen eines Tags mit Frist. In diesen 30 Tagen lassen sich Fehler korrigieren, etwa ein Duplikat löschen. Danach kann die Frist nur noch länger werden, nie kürzer.
Rechnungen werden beim Export sofort gesperrt, sonst 30 Tage nach der Freigabe.
Neue Versionen eines Dokuments sind möglich, frühere bleiben erhalten. Solange ein Dokument eine Frist hat, lassen sich seine Versionen nicht löschen. Neue Versionen gesperrter Dokumente werden sofort mit demselben Datum gesperrt.
Zu jedem gesperrten Dokument schreibt hausverwalter.ai eine ebenfalls gesperrte Index-Datei mit Titel, Tags, Zuordnungen, Dokumentdatum, Hochlader, Prüfsummen und Frist. Jede spätere Änderung dieser Angaben erzeugt eine neue gesperrte Fassung. So bleibt jeder Ablagestand nachvollziehbar.
Gesperrte Dokumente dürfen in den Papierkorb. Dort werden sie nie automatisch gelöscht, und „Endgültig löschen“ ist bis zum Fristende gesperrt.

Die Sperre gilt ab Vertragsbeginn. In Demo-Konten und kostenlosen Testphasen ist sie aus.

6. Nachvollziehbarkeit von Änderungen

Jedes Dokument hat einen Verlauf unter „Aktivität“. Er zeigt, wer etwas geändert hat (Mitarbeiter, API-Schlüssel, Automation oder KI-Agent), was geändert wurde und wann. Festgehalten werden unter anderem:

Titel, Ausstellungsdatum, Tags und Zuordnungen
Indexieren, Papierkorb und Wiederherstellen
Versionen hochladen, wiederherstellen, umbenennen und löschen
Freigaben im Kundenportal und Freigabelinks
Läufe von Dokumenten- und Rechnungs-Agent
bei Rechnungen jede Feldänderung, Kontierung, Freigabeentscheidung und jeder Export
das Sperren und Verlängern der Aufbewahrung

Änderungen an Rollen und Rechten stehen in einem eigenen Protokoll, das sich nur ergänzen lässt.

Endgültig löschen lässt sich ein Dokument nur ohne laufende Frist. Dabei wird auch sein Verlauf gelöscht. Für gesperrte Dokumente sichert zusätzlich die Index-Datei aus Abschnitt 5 jeden Stand.

Liegenschaften, Einheiten und Verträge kommen aus der Software, mit der die Hausverwaltung bucht, siehe Stammdaten-Sync. Maßgeblich für ihre Historie ist diese Software.

7. Zugriffsschutz

Anmeldung mit E-Mail-Adresse und Passwort. Nach 10 Fehlversuchen in 15 Minuten wird gesperrt.
Sitzungen laufen nach 7 Tagen ab. Für heikle Aktionen darf die letzte Anmeldung höchstens eine Stunde zurückliegen.
Rollen (Super-Administrator, Administrator, Mitarbeiter und eigene Rollen) mit 44 Einzelrechten, etwa „Exportieren“, „Endgültig löschen“ und „Abrechnung und Verbrauch“.
Der Support von hausverwalter.ai sieht ein Konto nur, wenn die Hausverwaltung den Zugriff freigibt, befristet auf 1, 7 oder 30 Tage. Der Zugriff wird protokolliert.
Alle Verbindungen sind verschlüsselt (HTTPS/TLS). Zugangsdaten verbundener Dienste sind mit AES-256-GCM verschlüsselt, API-Schlüssel werden nur als Hashwert gespeichert.
Der Ko-Pilot und die KI-Agenten handeln mit den Rechten, die ihnen die Hausverwaltung gibt.

8. Betrieb und Datensicherung

Bereich	Anbieter	Standort
Datenbank und Backend	Convex	Irland
Dateien	Amazon Web Services	EU
Web-App	Vercel
Telefonie	Hetzner

Die Datenbank wird alle zwei Tage verschlüsselt in ein getrenntes Backup-Konto gesichert und dort 35 Tage aufbewahrt. Schlägt eine Sicherung fehl, wird hausverwalter.ai sofort benachrichtigt.
Der Dateispeicher ist versioniert. Gesperrte Dokumente schützt zusätzlich die Sperre aus Abschnitt 5.
hausverwalter.ai wird laufend weiterentwickelt. Jede Änderung an der Software ist in einer Versionsverwaltung nachvollziehbar.

Weitere Dienstleister stehen unter Datenschutz und AVV.

9. Datenzugriff bei einer Außenprüfung

Unmittelbarer Zugriff: Die Hausverwaltung legt der Prüferin oder dem Prüfer einen eigenen Zugang mit einer Rolle an, die nur die nötigen Leserechte hat. Weitere Zugänge kosten nichts.
Datenträgerüberlassung: Der Komplett-Export liefert alle Dokumente als Originaldateien in Ordnern je Liegenschaft und Jahr, dazu ein Verzeichnis als CSV und JSON mit Zuordnungen, Prüfsumme und Aufbewahrungsstatus jedes Dokuments. Stammdaten und Rechnungsdaten kommen als CSV und JSON, und eine LIESMICH-Datei nennt die SHA-256-Prüfsumme jedes Pakets, siehe Export. hausverwalter.ai schaltet den Komplett-Export für die Hausverwaltung frei.

10. Vertragsende

Nach einer Kündigung steht der Komplett-Export von selbst bereit. Gelöscht wird frühestens 60 Tage nach Vertragsende, nie automatisch, und eine angestoßene Löschung lässt sich 7 Tage lang abbrechen. Danach erhält die Hausverwaltung eine Löschbestätigung nach Art. 28 Abs. 3 lit. g DSGVO.

Gesperrte Dokumente bleiben bis zum Ende ihrer Frist im Speicher, ohne dass die Hausverwaltung noch darauf zugreifen kann. Sie exportiert ihre Daten deshalb vor der Löschung, siehe Vertrag und Kündigung.

11. Was die Hausverwaltung ergänzt

Zuständigkeiten: wer Post scannt, wer Dokumente indexiert, wer Rechnungen freigibt, und wer vertritt.
Neue Dokumente regelmäßig indexieren, denn die Sperre beginnt erst mit dem Indexieren oder mit einem Tag mit Frist.
Ersetzendes Scannen: Ablauf, Kontrolle auf Vollständigkeit und Lesbarkeit und ob und wann Papierbelege vernichtet werden.
Internes Kontrollsystem: Rollen und Rechte der Mitarbeiter, Freigabeflows und Betragsgrenzen.
Eigene Tags und ihre Fristen.
Aufbewahrung von E-Mails im Postfach.
Die Buchhaltungssoftware und deren eigene Verfahrensdokumentation.