Buchhaltung im Überblick
Schon heute läuft in hausverwalter.ai alles, was vor dem Buchen passiert. Rechnungen kommen an, werden ausgelesen, geprüft, kontiert und freigegeben und gehen danach fertig an eure Buchhaltung.
Das gilt auf beiden Wegen, ob ihr euer Buchhaltungsprogramm behaltet oder direkt hier bucht, siehe Programm behalten oder wechseln.
Rechnungseingang
Rechnungen kommen per Mail, aus dem Postkorb oder als Upload und stehen dann unter „Eingang“ › „Rechnungen“.
E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD erkennt hausverwalter.ai von selbst. Was eine Rechnung von einem Dokument unterscheidet, steht unter Rechnungen und Dokumente.
Rechnungsprüfung
Der Rechnungs-Agent liest jede Rechnung aus und füllt die Rechnungsdaten für dich. Dabei prüft er, ob die Rechnung schon einmal da war und ob Pflichtangaben fehlen.
Solange ein Hinweis offen ist, geht die Rechnung nicht in die Freigabe. So landet keine doppelte Rechnung in der Buchhaltung.
Kontierung
Den Betrag einer Rechnung verteilst du auf die Sachkonten der Liegenschaft, mit Steuersatz und Buchungstext. Den Lohnanteil nach §35a markierst du gleich mit, denn den braucht die Nebenkostenabrechnung.
Die Sachkonten pflegst du pro Liegenschaft in den Stammdaten, mit Impower kommen sie von selbst, siehe Kontieren.
Rechnungsfreigabe
Mit Freigabeflows legst du einmal fest, wer eine Rechnung freigibt, zum Beispiel ab 5.000 € zusätzlich die Geschäftsführung. Jede Rechnung läuft danach durch dieselben Schritte, siehe Rechnungsfreigabe.
Übergabe an die Buchhaltung
Nach der letzten Freigabe geht die Rechnung von selbst an ihr Exportziel. Das ist Impower, eine E-Mail an eure Buchhaltung oder bei internen Rechnungen DATEV, siehe Export.
Interne Rechnungen, etwa für eure Bürosoftware, landen so direkt bei eurem Steuerbüro.
Belege aufbewahren
Rechnungen und andere Belege bekommen über ihren Tag eine Aufbewahrungsfrist. Bis dahin sind sie gesperrt und lassen sich nicht löschen, siehe Revisionssicherheit.
Abrechnungen verschicken
Die fertige Hausgeld- oder Nebenkostenabrechnung lädst du als eine große PDF hoch. hausverwalter.ai teilt sie auf und schickt jedem Eigentümer oder Mieter seine eigene, per E-Mail, Post oder ins Kundenportal, siehe Abrechnungen versenden.
Zähler
Zählerstände erfasst ihr direkt an der Liegenschaft, auch für alle Zähler gesammelt zum Stichtag. Wie das geht, steht unter Zähler.