Datenquelle wechseln

Wechselst du dein Programm, stellst du die Stammdaten und den Helpdesk unter „Einstellungen“ › „Datenquellen“ selbst um. Dafür brauchst du keinen Termin und kein Ticket.

Deine KI kann das vorbereiten: Sie liest den Stand, legt die Vorschau an und füllt die Zuordnung vor. Bestätigen musst du selbst, denn die Umstellung betrifft alle Stammdaten. Dafür brauchst du das Recht „Integrationen und Importe“, von Haus aus haben es die Administratoren.

Auf eigene Stammdaten umstellen

Hörst du mit deinem Programm auf, klickst du im Reiter „Stammdaten“ auf „Quelle ändern“ und wählst „In hausverwalter.ai gepflegt“.

Die Vorschau zeigt, wie viele Datensätze ab dann hier gepflegt werden, was stoppt und was danach geht. Dann tippst du den Namen deiner Organisation ein und klickst auf „Umstellen“.

Bei einem CSV-Programm ist dein letzter Import der letzte Stand, lade also vorher die aktuelle Liste hoch.

7 Tage lang kannst du das zurückstellen. Danach läuft die alte Quelle wieder, und ein voller Abgleich holt nach, was sich dort geändert hat.

Zu einer anderen Quelle wechseln

Auch dafür klickst du auf „Quelle ändern“ und wählst das neue Programm. Hast du noch keine Stammdaten, ist die Quelle sofort gesetzt.

Mit vorhandenen Daten führt dich der Reiter „Datenübernahme“ durch den Wechsel: Du verbindest die neue Quelle, ordnest die Nummern zu, und der erste Abgleich läuft. Bis dahin kannst du mit „Wechsel abbrechen“ zurück. Bleibt der Wechsel hängen, klickst du auf „Fortsetzen“.

Hast du Daten von Hand angelegt und noch keine Quelle, stellst du zuerst auf „In hausverwalter.ai gepflegt“ um. Sonst entstehen Dubletten.

Ein CSV-Programm geht als Ziel nur ohne vorhandene Daten. Sonst stellst du auf eigene Stammdaten um und bringst die Listen mit der Übernahme-Mappe herüber.

Alte und neue Nummern zuordnen

Die neue Quelle kennt die Nummern der alten nicht, deshalb sagst du einmal, welche Liegenschaft, Einheit und welcher Kontakt zusammengehören. Von Casavi zu Impower klappt das von selbst.

Unter „Alte und neue Nummern zuordnen“ lädst du die Liste mit Vorschlägen, prüfst sie und ergänzt fehlende Nummern. Dann klickst du auf „Geprüfte Liste hochladen“ und übernimmst die Zuordnungen.

Helpdesk wechseln

Im Reiter „Helpdesk“ wählst du Casavi, Facilioo oder „Kein Helpdesk“. Es läuft immer nur einer, also trennst du einen verbundenen erst unter „Verbindung“.

Ist Casavi deine Stammdatenquelle, kannst du Facilioo nicht dazunehmen, denn der Casavi-Zugang zählt dann als Helpdesk.

Buchhaltung einschalten

Im Reiter „Buchhaltung“ schaltest du die Buchhaltung ein. Sie läuft mit jeder Quelle. Bleibt ein CSV-Programm deine Quelle, legst du dabei den Stichtag fest, ab dem nur noch hier gebucht wird.

Verlauf

Im Reiter „Verlauf“ steht jede Änderung mit Zeitpunkt, von welcher Quelle zu welcher. So siehst du auch später noch, wann ihr gewechselt habt.